如果您还不知道，原定于 3 月 16 日至 20 日在希腊塞萨洛尼基举行的 Rust 全体成员活动已于 1 月取消。“全体成员”是我们成员一年中最喜欢的活动之一，我们非常失望今年未能举办该活动。为了保持透明，并为未来的活动提供文档，我们撰写了一份关于发生的事情、我们学到的东西以及全体成员的未来的回顾。

时间线

背景

之前的两次全体成员活动都在 Mozilla 的柏林办公室举行。Mozilla 传统上赞助该活动，提供场地和餐饮，并支付没有公司或其他个人为他们支付的志愿者的机票和住宿费用。这是一种将整个社区聚集在一起，进行为期一周的规划、讨论和联谊的好方法。

不过，在上次全体成员活动之后，很明显我们不能在 Mozilla 的柏林办公室举办第三次。Rust 组织规模实在太大了。柏林办公室实际上没有足够的空间容纳我们。

寻找场地。

作为一个小组，我们的第一步是看看是否能找到其他公司来赞助场地。我们跟进了一些线索，但最终没有找到任何能在合适时间提供场地的公司。我们开始寻找其他选择，例如私人黑客空间和大学。希腊塞萨洛尼基的马其顿大学向我们发出了相当有吸引力的邀请，并且他们有合适的时间，所以我们决定选择那里。

预算和赞助。

全体成员小组的我们尽力制定预算。不幸的是，我们无法获得前几年的任何费用报告。我们有一个调查可以用来估计与会者的人数以及他们来自哪里的大概情况。我们知道场地的费用。我们添加了缓冲因素。我们认为我们做得很好，尽管事实证明我们的计算结果相差甚远。

然而，即使根据我们的预算估计，很明显 Mozilla 也无法独自承担费用。这似乎是尝试与一些已经开始使用 Rust 的公司建立关系的好机会，通过联系他们寻求赞助。不过，我们不确定我们能获得多少赞助，因此我们想到了使用付费门票的想法。

门票

这个想法是，人们可以购买活动门票，这将有助于支付费用，但也可以有“免费”门票。如果人们随公司旅行，门票的优势在于人们可以相对容易地将其提交到他们的费用报告中。我们还找到了一些可能对更传统的赞助感兴趣的公司。

寻找银行账户。

不过，我们还有另一个问题。Rust 组织没有我们可以用来收集和分配资金的银行账户，而且我们没有明确的实体来签署法律协议。

在这一点上，我们与一家可能充当银行账户的公司进行了交谈。我们进行了一次快速通话，并讨论了一个看起来很有希望的计划。Mozilla 将与他们签订合同，以获得他们管理和组织活动的服务，这将作为 Mozilla 的赞助。其他赞助和门票销售收入将汇入他们的银行账户，我们将管理分配。

按下扳机。

那时，我们发送邮件鼓励人们预订门票，并且我们还开始更多地与赞助商跟进。我们的期望是，我们将很快拥有一个用于收集资金的银行账户，并且我们开始收集信息以偿还那些预订了旅行的人。

事后看来，很明显这是过早的。看起来所有的要素都已到位，而且我们知道如果人们不开始预订门票，他们永远不会预订。但这些要素实际上并没有到位，而且我们显然应该在这个时候问问我们是否真的能够成功完成这件事。

意识到它行不通。

这一切大约在活动前一个月开始瓦解。简而言之，我们在组织机构的限制内最终确定业务和法律方面时遇到了一些后勤障碍，这也促使我们更详细地审查财务状况。这表明我们的估计有误。因此，我们面临着一个艰难的决定。

• 如果我们继续举办活动，那么可能会出现后勤保障无法落实的情况。这会让与会者身在希腊，自掏腰包，并且没有全体成员活动可以参加。
• 此外，我们可能无法筹集到足够的资金来支付我们承诺的人们的全部旅行和住宿费用。这很不幸，但也许人们可以忍受。
• 另一方面，如果我们取消，我们就必须处理人们已经开始预订旅行的事实，而且并非所有人都能从航空公司/酒店获得退款，并且接受今年可能不会有全体成员活动的事实。

在与 Rust 核心团队进行了大量分析和讨论后，我们最终选择了痛苦但最终更安全的路线：取消活动。1 月取消的成本相对较低，即使一切顺利，我们也担心完成这件事的高压会使项目中的人们筋疲力尽。

附录 自从我们取消全体成员活动以来，最近几周欧洲爆发了 COVID-19，无论如何都会导致活动被取消。在命运的奇异转折中，我们很幸运能在我们取消的时候取消。

经验教训

有界的不确定性和总成本。—— 承诺在没有任何上限的情况下支付所有旅行费用是不明智的。它过去可能奏效了，但活动正在扩大，这在某种程度上是运气。组织活动非常复杂，存在很多未知因素，而且很明显，对于其中一些未知因素，我们没有足够的时间或资源来充分解决它们。

地点、地点、地点—— 很难找到一个好的地点。虽然塞萨洛尼基在某些方面既便宜又好，但我们遇到了一些后勤障碍，使其不太理想。例如，我们发现，与欧洲其他城市相比，我们国际成员的许多航班费用都相当高。

了解你的受众—— 有些公司对赞助不感兴趣，因为活动不够引人注目，或者因为“投资回报率”不完全符合其必须来自的预算和类别。我们也对赞助所提供的“参与度”存在一些不确定性，因为我们不想给人留下任何人都可以“花钱买路”进入全体成员的印象——与此同时，让赞助商参与其中对 Rust 组织具有明确的价值。

未来

目前，我们正在与 Mozilla 合作，为任何购买了不可退款机票的人报销。我们还将花时间退一步，重新评估什么样的活动是可能的，以及我们的成员希望参加什么样的活动。

如果您是 Rust 编程语言组织的成员，您应该收到一封电子邮件，其中包含指向调查的链接，询问您喜欢什么样的全体成员活动，以及您希望参加什么样的活动。一旦人们有足够的时间回应，我们将在“Rust 内部”博客上发布结果。

如果您没有收到电子邮件，并且您认为您应该收到，或者您有任何想私下向组织者提及的事情。请发送电子邮件至 [email protected]。

我们未能像计划的那样举行全体成员活动，这非常不幸。我们知道这是我们许多成员最喜欢的 Rust 活动，我们要感谢大家伸出援手并如此理解。