如果您还不知道，原定于3月16日至20日在希腊塞萨洛尼基举行的 Rust 全体大会活动已于1月份取消。全体大会是我们成员一年中最喜欢的活动之一，今年未能成功举办令我们非常失望。为了透明起见，并为未来的活动提供文档参考，我们撰写了这篇回顾，关于发生了什么、我们学到了什么以及全体大会的未来。

时间线

背景

前两次全体大会都在 Mozilla 的柏林办公室举行。Mozilla 传统上赞助了这项活动，提供了场地和餐饮，还支付了没有公司或其他人报销的志愿者的机票和住宿费用。这是让整个社区聚集在一起进行为期一周的计划、讨论和联谊的好方式。

然而，在上次全体大会之后，很明显我们无法再在 Mozilla 的柏林办公室举办第三次了。Rust 组织变得太庞大了。柏林办公室没有足够的空间容纳我们。

寻找场地。

作为一个团队，我们的第一步是看能否找到其他公司赞助场地。我们追踪了一些线索，但最终没有找到任何能在合适时间提供场地的方。我们开始寻找其他选择，比如私人黑客空间和大学。希腊塞萨洛尼基的马其顿大学提供了一个相当有吸引力的报价，而且他们有合适的时间可用，所以我们决定选择那里。

预算和赞助。

我们全体大会小组尽最大努力制定了预算。不幸的是，我们无法查阅往年的费用报告。我们有一份问卷可以用来估算参会人数以及他们的大致来源。我们知道场地的费用。我们加入了一些调整系数。我们认为自己做得很好，尽管事实证明我们的计算相当不准确。

然而，即使根据我们的估算预算，也很清楚 Mozilla 将无法独自承担所有费用。这似乎是与一些已开始使用 Rust 的公司建立关系的好机会，我们可以向他们寻求赞助。不过，我们不确定能获得多少赞助，所以我们想到了使用付费门票的主意。

门票

想法是人们可以购买活动的门票，这将有助于支付费用，但拥有“免费”门票也是可以的。门票的优势在于，如果人们出差时有公司报销，提交费用报告会相对容易。我们还找到了一些可能对更传统的赞助方式感兴趣的公司。

寻找银行账户。

然而，我们还有另一个问题。Rust 组织没有可以用来收取和分发款项的银行账户，也没有明显的实体可以签署法律协议。

此时，我们与一家可能充当银行账户的公司进行了沟通。我们进行了一次快速通话，并讨论了一个看似有前景的计划。Mozilla 将与他们签订合同，由其提供活动管理和组织服务，这将作为 Mozilla 的赞助。其他赞助款项和门票销售收入将存入他们的银行账户，由我们负责分发管理。

启动执行。

此时，我们发送邮件鼓励人们预订门票，并开始更积极地与赞助商沟通。我们预期很快就会有用于收取资金的银行账户，并开始收集已预订行程人员的信息，以便进行报销。

回想起来，很明显这是仓促的。当时看起来一切都已准备就绪，我们知道如果人们不开始预订门票，他们就永远不会预订了。但实际上，所有环节并未真正到位，我们显然应该在那时问自己，我们是否真的能够成功举办这次活动。

意识到行不通。

这一切在大约活动开始前一个月开始瓦解。简而言之，我们在组织内部限制下完成商业和法律方面的工作时遇到了一些实际障碍，这也促使我们更详细地审查财务状况。这暴露了我们的估算存在偏差。因此，我们面临着一个艰难的决定

• 如果我们继续举办活动，很可能实际组织工作无法顺利完成。那将使参会者滞留在希腊，自费承担费用，却没有全体大会可以参加。
• 此外，我们可能无法筹集足够的资金来支付人们全部的旅行和住宿费用，就像我们承诺的那样。这将是不幸的，尽管也许人们可以接受。
• 另一方面，如果我们取消，我们将不得不面对人们已经开始预订行程的事实，而且并非所有人都能从航空公司/酒店获得退款，并接受今年可能没有全体大会的情况。

在与 Rust 核心团队进行了大量分析和讨论后，我们最终选择了这条痛苦但最终更安全的道路：取消活动。1月份取消的成本相对较低，即使活动能顺利进行，我们也担心巨大的组织压力会耗尽人们对项目的热情。

补充说明 自从我们取消全体大会以来，最近几周 COVID-19 在欧洲的爆发，无论如何都会导致活动被取消。命运弄人，我们很幸运在我们取消的时候取消了。

吸取的教训

限制不确定性和总成本。 — 承诺承担所有旅行费用且没有上限是不明智的。过去可能行得通，但活动规模在扩大，这也有部分运气成分。组织活动非常复杂，有很多未知因素，很明显对于其中一些，我们没有足够的时间或资源来妥善解决。

地点、地点、地点 — 很难找到一个好的地点。虽然塞萨洛尼基在某些方面便宜且很棒，但我们遇到了一些实际组织上的小问题，使其不那么理想。例如，我们发现对于我们的国际成员来说，很多航班的费用相比其他欧洲城市要高得多。

了解你的受众 — 一些公司对赞助不感兴趣，因为这次活动不够高调，或者因为“投资回报率”（“Return On Investment”）不太符合他们预算和支出类别的要求。对于提供多少“参与”机会以换取赞助，我们也有些不确定，因为我们不想给人一种任何人都可以“花钱买进”全体大会的印象——但同时，让赞助商参与对 Rust 组织也有明确的价值。

未来

目前，我们正在与 Mozilla 合作，为所有购买了不可退款门票的人进行报销。我们还将花时间退一步，重新评估什么样的活动是可行的，以及我们的成员希望参加什么样的活动。

如果您是 Rust 编程语言组织的成员，您应该已经收到一封电子邮件，其中包含一个问卷链接，询问您喜欢什么样的全体大会，以及您愿意参加什么样的活动。一旦大家有足够的时间回复，我们将在“Rust 内部”博客上公布结果。

如果您没有收到电子邮件，并且认为您应该收到，或者您有任何想私下告知组织者的事情。请发送电子邮件至 rust-all-hands@rust-lang.org 与我们联系。

非常遗憾我们未能如计划举办全体大会。我们知道这是许多成员最喜欢的 Rust 活动之一，感谢所有与我们联系并表示理解的人。